Cómo planificar eficazmente con el factor “imprevistos”

A lo largo del año pasado, la frase que repetí con más frecuencia fue sin duda “life happens”. La vida pasa, se interpone entre tus planes y, a veces, hagas lo que hagas, saldrás perdiendo y sólo te queda aceptarlo o vivir en un amargor constante.

A parte de esas vueltas de tuerca cósmicas o kármicas que se empeñan en tirar abajo tu planificación maravillosa, se puede sumar esa sensación de “no llego a todo”, “no me da la vida” y un montón de tareas que se acumulan unas sobre otras.

Para que esa frustración no vuelva a ser presa de mí, ni de ti, estos son los trucos que he ido aprendiendo durante estos años con mi bullet journal en mano.

Sé consciente de tu tiempo

Muchas veces sobrestimamos nuestra capacidad para hacer ciertas tareas y luego nos damos cuenta de que en realidad nos lleva mucho más ¡o todo lo contrario! Si necesitas planificar en función de cuánto te puede llevar cierta tarea, te recomiendo que pruebes a cronometrarte para darte cierta idea previa. No es lo mismo reservar una hora un día por la tarde para hacer una limpieza a fondo si sabes de antemano que podría llevarte dos horas.

Controla tu energía

Personalmente no soy igual de activa todos los días por igual. Los lunes son mi momento óptimo y cuando soy más proclive a cumplir con todo lo que se me eche encima. El resto de semana, la cosa decae estrepitosamente. Así que cuando hago planificación semanal, suelo incluir en el lunes-martes el grueso de tareas importantes y para el resto de semana, cosas más livianas sabiendo que a lo mejor algún día soy presa de la pereza.

Planifica con los “por si acaso”

Una vez que sabes cuánto te pueden llevar tus planes y cuándo tienes más energía para llevarlos a cabo, cuenta siempre con el plus de “por si acaso”. Por ejemplo, cuando tengo que enviar informes, sé que de media me llevan 30 minutos prepararlos, pero siempre tengo en cuenta que pueda haber proyectos de mayor dificultad que me demoren, que mi jefe necesite otro informe más urgente entre medias o simplemente que me llamen para hacerme una consulta. Evitar ajustar al milímetro y juega con esa holgura para no andar pillado.

Prioriza

A veces, los “imprevistos” no son más que compromisos u otros planes espontáneos a los que decimos instintivamente que sí cuando en el fondo lo mejor hubiera sido mantenernos firmes a nuestro plan inicial. Si es así, sería bueno preguntarse: “¿es realmente algo que quiero? ¿está alineado con mis valores? ¿merece la pena esto antes que lo que tengo planeado hacer?” Hacerse estas preguntas nos ayuda también a ser más conscientes de nuestras propias decisiones y seguramente te ayude a discernir cuándo es bien dejar las tareas a un lado y cuándo no.

Y si quieres ahondar más en el tema “valores”, te recomiendo el blog de Marina, mi referente top por ex-ce-len-cia. Además, Marina tiene una forma de escribir refrescante, directa y amena que seguro te hará el día.

Procrastinar ¿o el arte de tomarse un descanso?

Es un hecho: por muy intencionados que estemos, por mucho que hayamos vencido a los cinco elementos de la naturaleza y a los recovecos kármicos, lo que más nos apetece es no-hacer ¡y no está mal! No somos máquinas ni tenemos que estar en constante “movimiento”.

Aún así, antes de decidir que el sofá es un plan mucho mejor, quizás debas preguntarte si realmente es taaaaaan tedioso eso que quieres hacer. Hace algún tiempo, May compartió en IG su teoría del minuto y sabed que la comparto totalmente; dice que “si algo lo puedes hacer en menos de un minuto, hazlo ya”. ¿Qué puede significar un minuto frente a 45 minutos de relax con Netflix? Nada, ¿no? Ese pequeño gesto seguro que lo agradecerás al levantar el culo del sofá.

Disfruta

Aunque como buenos planificadores y organizadores nos guste tener todo bajo control, ¡la vida pasa! Y hay que saber ser flexible para disfrutar y aprender a bailar en el caos.

Tampoco seas demasiado duro contigo mismo si a pesar de todos los consejos sigues con esa sensación de “no he cumplido” o “no llego”. Esto es un camino que debemos poner en práctica todos los días y aprender de cada paso.

Así que, bailen, disfruten y si ponen estos consejos en práctica, me encantará escuchar si os sirven o no.

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